Management-assistente: als een spin in het web

Sinds vorig jaar zomer werkt zij op de Rehobothschool in Alphen aan den Rijn. Aan het einde van haar studie Pedagogiek stond zij voor de vraag: wat nu? Wanneer ze als pedagoog aan de slag zou gaan, vond ze dat ze zich nog meer zou moeten specialiseren. Met een trouwdag voor de deur, leek haar dat een wat zware belasting. Intussen was ze oproepkracht voor het ds. G.H. Kerstenonderwijscentrum en deed ze administratieve werkzaamheden. Toen zag ze een advertentie van de basisscholen in Leiderdorp en Alphen aan den Rijn, die mede dankzij een fusie een management-assistente zochten voor administratieve en secretariële werkzaamheden. Haar keuze was snel gemaakt. En zo rolde ze in het schoolleven.

Bestuur en directie

Haar werkplek bevindt zich op de Rehobothschool in Alphen aan den Rijn. Op de vraag wat ze zoal doet, antwoordt Gwenda: "Van alles en nog wat eigenlijk. Dat is het leuke van mijn functie." Haar werk heeft in de praktijk vorm gekregen. Af en toe merkt ze dat ze geen secretaresse-opleiding gevolgd heeft. "Bij bepaalde computerprogramma's merk je dat. Een of andere cursus zou dan wel handig zijn. Maar op dit moment is daar eigenlijk geen tijd voor."

Rond de bestuursvergaderingen verzorgt ze al het secretariële werk, onder controle van de secretaris van het schoolbestuur. Gwenda stelt de agenda op, verzamelt de stukken, notuleert enzovoort. Alle post komt bij haar binnen, zij verzamelt het en geeft het door aan de bestuursleden en de secretaris. Ze verzorgt verder de ledenadministratie. Ook daar komt heel wat papierwerk bij kijken. Mutaties doorvoeren bij verhuizingen bijvoorbeeld of acceptgiro's versturen.

Niet alleen voor het bestuur, maar ook voor de directie is Gwenda onmisbaar. Ze sorteert de post en zorgt dat het op de juiste plaats terechtkomt. De leerlingadministratie wordt door haar bijgehouden. Als er geboortekaartjes binnenkomen, voert ze de namen van de kinderen in een prognosebestand in. Met behulp daarvan kan ingeschat worden hoe de groepen er over enkele jaren uit zullen zien. Ook schrijft ze in overleg met de directeur het 'Informatiefje', een informatiebrief van de Rehobothschool.

Briefpapier

En verder verzorgt ze allerlei voorkomende werkzaamheden. Gwenda geeft een voorbeeld. Dankzij de fusie van de scholen moest er nieuw briefpapier ontwikkeld worden. Dat heeft ze in overleg met het bestuur voor haar rekening genomen. De financiën worden door haar afgehandeld: de kas en het zendingsgeld vallen bijvoorbeeld onder haar beheer. Ze schrijft allerhande briefjes over lopende dingen. Ouders moeten weten wanneer de ouderavonden gehouden worden. Als de papiercontainer vol is, moet de gemeente even gebeld worden om hem te legen. Als er overleg met het BGS plaatsvindt over de kinderen, schrijft ze een verslag. Kortom: ze is niet alleen het coördinatiepunt voor het bestuur en de directie, maar ook voor de leerkrachten en de ouders.

Dynamisch

Het werk geeft haar veel voldoening. "Ik zit middenin het schoolleven en middenin het team. Je praat en denkt mee over allerlei dingen. Ook heb ik best veel contact met de kinderen. Veel meer dan ik van te voren gedacht had. Ze komen bij me met hun vraagjes, over van alles en nog wat. Ik help ze met kopiëren en met de computers die hier op de gang staan. Het gebeurt eigenlijk nooit dat ik twee uur achter elkaar onafgebroken doorwerk. Als ik notulen moet schrijven van een bestuursvergadering is dat wel eens lastig. Er komt altijd wel iemand binnenlopen om iets te vragen. Of de telefoon gaat. Of er wordt een kind ziek, zodat ik de ouders op moet bellen. Of er is dit, of er is dat. Ik zit echt middenin de dynamiek van het schoolleven."

"Mijn functie is heel waardevol, ook voor een basisschool. Het is goed als er iemand is die de hele week ambulant is en voortdurend kan inspringen. Je bent een vast aanspreekpunt en dat is voor iedereen prettig."

"Ik hoor de bel bij de voordeur gaan, dus het werk hier roept alweer."

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen