Het organiseren en leiden van een bestuursvergadering

Het nieuwe seizoen nadert en de vrouwenvereniging zal binnenkort weer beginnen. Eer het zover is, neemt de presidente contact op met de secretaresse om zich voor te kunnen bereiden op de komende bestuursvergadering.

Datum

De datum is voor alle bestuursleden al bekend. Die is op de laatste bestuursvergadering, vóór het einde van het verenigingsseizoen, vastgelegd. Het fijnste is, dat er - vóór de eerste verenigingsavond gehouden wordt - al een bestuursvergadering is geweest. In sommige gevallen is het in verband met de vakanties wèl zoeken naar een datum, waarop ieder bestuurslid kan. Samen met de presidente maakt de secretaresse de agenda op. Met de andere bestuursleden is een afspraak gemaakt, dat men belt als er nog punten ter behandeling zijn.

Plaats

De plaats waar men vergadert, hoeft niet altijd dezelfde te zijn. Soms is het gemakke-< om bij een van de bestuursleden aan huis te vergaderen. Een andere keer wordt er in de kerk vergaderd, omdat er bijvoorbeeld nog dingen zijn, die men met elkaar na moet kijken of op moet ruimen.

Tijd

De aanvangstijd van vergaderen is bekend. Ook dat wordt praktisch ingevuld. Bij het ene bestuur komt men liever 's morgens bij elkaar, terwijl het andere bestuur het gemakkelijker vindt om 's avonds bij elkaar te komen. Voor beide is het een voorwaarde om op tijd te beginnen. Het kan niet zo zijn, dat iemand - zonder geldige reden - na een poosje binnen komt vallen. De vergadering kan dan eigenlijk niet beginnen, omdat de presidente met gebed en bijbellezen opent. We kunnen immers Gods zegen niet missen. Niet in het bestuurswerk en evenmin als vereniging. Thuis heeft de presidente over een bijbelgedeelte nagedacht en leest dit voor. Zij heeft daarbij een korte bijpassende meditatie gezocht.

Agenda

Om de bestuursvergadering niet enkel in een gezellig samenzijn te laten verzanden zijn agendapunten nodig:

* Allereerst is er de opening. De presidente gaat voor in gebed, leest een bijbelgedeelte en een korte meditatie. Ook een andere volgorde is mogelijk. Dan leest men eerst uit de Bijbel, daarna volgt een korte meditatie en het gebed. Bij elkaar duurt deze opening hooguit vijftien minuten, maar niet langer.

* Het volgende punt op de agenda is: notulen van de vorige vergadering. De secretaresse heeft deze notulen geschreven en zal die nu voorlezen. In de notulen komen vaak zaken naar voren die inmiddels gedaan zijn, of die juist anders zijn gelopen dan men had voorzien.

Op deze notulen kunnen de bestuursleden reageren, maar laat de reacties niet te veel uitlopen en dwaal niet af. Belangrijke reacties op de notulen komen aan de orde in een toegevoegd punt aan de agenda. De presidente kan hierbij het volgdende vragen: "Wil iemand nog een punt aan de agenda toevoegen? "

* In de periode tussen de bestuursvergaderingen heeft de secretaresse post ontvangen voor de vereniging. Dat punt komt nu aan de orde. Het zijn de ingekomen stukken. Zo kan de uitnodiging voor de huishoudelijke vergadering binnengekomen zijn. Naar aanleiding daarvan bespreekt men bijvoorbeeld de bestuursverkiezing of de kosten die men moet maken om de Bondsdag te bezoeken.

Over dat laatste, de kosten van de Bondsdag, wil ik even een uitstapje maken: een ouder lid van een vrouwenvereniging schreef aan het Bondsbestuur een brief over de zorgen om de Bondsdag. Ik wil u daar graag het een en ander uit doorgeven.

laren geleden werd er op een Bondsdag of Huishoudelijke vergadering gezegd: "De moeder is de penningmeesteres van het gezin". Moeders weten, wat een gezin kost.

Wanneer de Bondsdag dichterbij komt, wil men er wel heen, maar honderd gulden daarvoor uitgeven is veel. Wat jammer dat het dan niet door kan gaan. Zelfweet ik uit ondervinding wat de Bondsdag voor mij betekende. Het was heerlijk, nuttig, ontspannend, samenbindend en dan ook nog de stof, waarover gesproken werd. De opening, de referaten en de sluiting gaf veel te overdenken. Nu bezoeken mijn twee dochters deze Bondsdag ook graag en ik weet hun zorgen. Daarom wil ik een raad geven aan onze oudere vrouwen: "Moeders, geef de jonge moeders voor die dag eens reisgeld! Stop ze eens wat toe. je mag dan in hun blijdschap delen.

Is dit misschien iets ter navolging? Op sommige verenigingen heeft men de gewoonte om elke verenigingsavond geld op te halen en zo te sparen voor de bondsdag. Andere verenigingen geven een tegemoetkoming in de reiskosten. Leden die het nodig hebben, kunnen dit geld accepteren. Anderen zullen het teruggeven aan de verenigingskas. Zo zullen er wel meer plannen bedacht zijn

om mensen met een laag budget te ondersteunen en hen de mogelijkheid te bieden onze Bondsdag te bezoeken.

Het agendapunt financiën is nu aan de beurt. Op sommige verenigingen maakt de penningmeesteresse een overzicht van de financiën. Aan alle bestuursleden wordt dat uitgereikt en door de penningmeesteresse toegelicht. Op andere verenigingen gebeurt dat maar één keer of enkele keren per jaar, namelijk als de verkoping achter de rug is, of als de jaarvergadering eraan komt.

Hierna wordt het programma voor het volgend seizoen doorgenomen. Dat programma zal vóór de vakantie met elkaar opgesteld zijn. Men heeft zich toen verschillende vragen gesteld en er zijn beslissingen genomen.

Enkele punten als voorbeeld:

* is er een gezamenlijke openingsavond van alle verenigingen?

* verzorgen de verenigingen van de gemeente bij toerbuurt de avonden, die men met alle verenigingen gezamenlijk wil houden?

* is er gezamenlijk overleg met de verenigingen?

* wie verzorgt de koffie (en dergelijke)

* wordt er een spreker uitgenodigd? - het honorarium - het verslag voor het kerkblad - de verdeling van de totale kosten Het is heel handig om van zo'n gezamenlijke 'gemeenteavond' een draaiboek te hebben, waarin de hele organisatie vermeld staat. De vereniging die aan de beurt is om zo'n avond te organiseren, kan gemakkelijker werken. Een draaiboek voorkomt veel vragen!

Huishoudelijke vergadering

Op D.V. dinsdag 21 september zal te Gouda de huishoudelijke vergadering worden gehouden. Aanvang:10.00 uur. In de middagvergadering, die om 1 3.30 uur begint, zal de heer W. Visser te Nunspeet spreken over: Het eind der eeuw(en)". Belangstellenden zijn hartelijk welkom. Een punt van bestuursbespreking kan ook de verenigingsavond zijn. Men vraagt zich dan verschillende dingen af. Bijvoorbeeld:

* hoever zijn we in het boek, dat we aan het voorlezen zijn?

4 als het boek uit is, wil men verder met een ander boek. Men heeft zich daarop beraden en komt met verschillende voorstellen. Door het bestuur zullen deze boeken gelezen en bij geschiktheid aan de vereniging voorgesteld worden.

* worden er dit jaar inleidingen gehouden?

* zullen we dit seizoen een thema aan de orde stellen, of juist niet omdat dit vorig jaar gedaan is? * hebben we over een eventueel nieuw thema nagedacht?

4 worden er sprekers gevraagd? Hoeveel avonden? Welke onderwerpen zullen aan de orde komen?

* is een avond met een spreker een open avond, waarop ook belangstellenden uit de gemeente welkom zijn?

4 zijn er nog handwerkideeën voor het volgende seizoen? Daar zal op de eerste verenigingsavond naar gevraagd worden.

4 ziekenbezoek en kraambezoek wordt besproken.

4 de data van de verenigingsavonden zijn vóór de vakantie al vastgesteld en de secretaresse zal een vergaderrooster maken. Op de komende verenigingsavond zal dat rooster aan alle leden uitgereikt worden.

4 de datum van een eventuele regionale avond en een regiodag wordt ook op het rooster vermeld. 4 wanneer wordt de verkoopdag of - avond

gehouden?

4 wanneer worden de fruitbakjes voor de ouderen in de gemeente gemaakt? Aansluitend zal dan de kerstavond gehouden worden.

4 de presidente zal de kerkenraad vragen om de zondag vóór de eerste vergadering af te kondigen, dat de vrouwenvereniging weer begint.

Nadat dit alles besproken is, wordt de datum van de volgende vergadering vastgesteld. Dan volgt de rondvraag, leder krijgt de gelegenheid om nog opheldering te vragen, iets (kort) aan de orde te stellen en dergelijke.

Tenslotte gaat men over tot de sluiting. Men eindigt met dankgebed. Dat kan gedaan worden door de tweede presidente of de algemeen adjuncte.

Een dienende taak

Het is een hele lijst, die men in ongeveer twee uur moet bespreken. Daarom moet men ook met elkaar proberen niet af te dwalen. Natuurlijk hoeft en kan niet alles in één georganiseerd en besproken worden. Op een volgende bestuursvergadering gaat men daar weer mee verder. In de tussenliggende periode kan er wel over nagedacht worden. Het is heel fijn, wanneer er in de bestuursvergadering en op de verenigingsavond een open sfeer heerst.

Men deelt dan blijdschap en droefheid met elkaar. Als bestuur is het nodig dat men er steeds van doordrongen is een dienende taak te hebben. Wie wil heersen, past in geen enkel bestuur!

Als we dienend, biddend en werkend bezig zijn, mogen we uit genade elkanders lasten dragen én het goede voor elkaar zoeken.

Waar liefde woont, gebiedt de HEER'den zegen; Daar woont Hij Zeil, daar wordt Zijn heil verkreg En 't leven tot in eeuwigheid.

Haren J. J. van Willigen-Kirpestein

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen